Contabilización de la nómina

http://www.gerencie.com/contabilizacion-de-la-nomina.html

Una vez liquidada la nómina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51.

Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arroja los datos abajo consignados.

En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.

1105 (Bancos).

2370 (Retenciones y aportes de nómina).

2610 (Provisiones para obligaciones laborales).

5105 (Gastos de personal).

Contabilización.

Código	Nombre de la cuenta	Debito	Crédito
250505	Salarios por pagar		846,662
237005	Aportes E.P.S		106,250
237006	A.R.P		4,437
237010	Aportes parafiscales		76,500
238030	Fondos de pensión		131,751
261005	Cesantías		75,037
261010	Intereses sobre las cesantías		9,004
261015	Vacaciones		29,190
261020	Prima de servicios		75,037
510506	Sueldos	700,000
510515	Horas extras	50,000
510518	Comisiones	100,000
510520	Auxilio de transporte	63,600
510530	Cesantías	75,037
510533	Intereses sobre las cesantías	9,004
510536	Prima de servicios	75,037
510539	Vacaciones	29,190
510568	A.R.P	4,437
510569	Aportes E.P.S	72,250
510570	Aportes fondo pensiones	98,813
510572	Aportes cajas de compensación	34,000
510575	I.C.B.F	25,500
510578	Sena	17,000
	Sumas iguales	1,341,068	1,341,068

Comentarios.

En el caso que haya lugar a practicarle retención por salarios a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.

Igual se deduce del total devengado los embargos judiciales, libranzas, aportes aCooperativas y fondos y demás descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.

No hay que olvida, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.

La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensión se considera como una retención de nómina (deducciones de nómina), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.

Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el trabajador quien lo aporta y se le carga como deducción de nómina.

Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.

Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de año cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25 como pasivos reales y efectivos, toda vez que lospasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de la renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.

La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego  al momento de pagarla, se debe debitar esta cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.

¿Cómo debería registrarse la amortización de los “gastos pagados por anticipado”?

Por: actualicese.com

   

Publicado: 17 de julio de 2006

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¿Cómo debería registrarse la amortización de los “gastos pagados por anticipado”?

Hoy en día, y mientras la mayoría de las contabilidades en Colombia estén obligadas a utilizar el Plan Único de Cuentas de comerciantes (ya están pretendiendo eliminar futuramente tal obligación; consulta un editorial reciente sobre el tema), la utilización del PUC para la contabilización y amortización de los “gastos pagados por anticipado” es uno de los muchos casos interesantes para analizar.

La “contabilización” de los gastos pagados por anticipado

En efecto, cuando en una empresa se incurren en los denominados “gastos pagados por anticipado” (arriendos, seguros, etc.), no hay complicaciones ni dudas sobre la cuenta en la cual se deben hacer los respectivos débitos de tales valores. El PUC nos indica que las cuentas a utilizar serían las reseñadas con los códigos 170505 hasta 170595.

La “amortización” de los gastos pagados por anticipado

Sin embargo, la parte delicada vendrá cuando de esos valores debitados inicialmente en esas cuentas antes mencionadas, se deban empezar a hacerle los respectivos créditos(“amortizaciones”) con miras a afectar las respectivas cuentas del gasto (cuentas que inician con el códigos 5) o costo (cuentas que inician con el código 73) en el Estado de Resultados.

Es delicada tal parte, por cuanto las instrucciones del actual PUC indicarían que esas amortizaciones se harían a lo largo de todas las distintas cuentas el costo o gasto , según corresponda la naturaleza del respectivo gasto pagado por anticipado, y no a una única cuenta que se llame “Amortizaciones”.

Así, si el gasto pagado por anticipado se debitó inicialmente en la cuenta “170505-Intereses”, entonces su amortización iría en la cuenta “530520-Intereses”. O si el inicialmente se debitó en la cuenta “170525-Arriendos”, entones su amortización iría en la cuenta “5120-Arriendos”.

No sería viable utilizar la cuenta “5165-Amortizaciones”, al fijarnos en las subcuentas de dicha cuenta “ 5165” nos damos cuenta que allí solo se registrarían las amortizaciones que proceden desde otras cuentas, distintas de la cuenta 1705 (a la cuenta “ 5165” llegarían las amortizaciones de las cuentas “16- intangibles”, o “1710-cargos diferidos”, etc).

Se complican los cruces de información en Medios Magnéticos

Siendo entonces el caso de que las amortizaciones de los “gastos pagados por anticipado” se terminan haciendo de forma que se afectan múltiples cuentas del gasto o costo, la complicación se originaría cuando, en el proceso de suministro de información exógena a la DIAN en Medios Magnéticos , no se logre identificar si la respectiva cuenta del costo o gasto tiene un registro que proviene de un pago hecho directamente al tercero, o tiene un registro que proviene de una amortización hecha a las cuentas del “gasto pagado por anticipado”.

En efecto, cuando se trata de reportar a la DIAN la información sobre los pagos hechos a terceros durante un año (literal “e” del art.631 del ET) , es necesario que el registro hecho en las cuentas “1705-Gastos pagados por anticipado” se hayan hecho con la suficiente identificación del tercero al cual se le hizo dicho pago anticipado.

Cuando ese mismo gasto es “amortizado”, no se puede volver a informar a la DIAN que ese gasto (el que queda en el Estado de Resultados producto de la amortización y que se lleva como deducible a la declaración de renta) es otro pago distinto, y que se hizo al mismo tercero. Se duplicaría la información y no habría “cruce” con los datos que como “ingreso” va a reportar dicho tercero; incluso, el pago original hecho a un tercero, y debitado en las cuentas 1705, pudo haberse hecho varios años atrás , pero amortizarse a lo largo de varios años subsiguientes, y ello sería más delicado (si quieres enterarte sobre la forma correcta de hacer estos reportes a la DIAN , por el año 2005, consulta nuestro producto: Actualícese en Medios Magnéticos-Premium ).

Soluciones para evitar tales complicaciones

A quienes en el proceso de amortización de sus “gastos pagados por anticipado” les corresponda afectar varias cuentas del gasto o costo en el Estado de Resultados, lo que deberían procurar hacer es que tales cuentas del gasto o costo sean afectadas de alguna manera especial que permitan al final del año, identificar si tal gasto o costo procede de un pago directo hecho al tercero durante el año o si procede de la amortización que se hacen a las cuentas de “gastos pagados por anticipado”.

Para ello, al momento de hacer “amortizaciones”, se podrían tomar medidas como las siguientes:

1. Debitar las respectivas cuentas de costo o gasto, no con el mismo Nit e identificación del tercero con el que figuraban los valores en la cuenta 1705, sino con otro Nit especial (por ejemplo:”9999999-Amortizaciones”).
2. Crear, dentro de la subcuenta de 6 dígitos del gasto que tiene creado el PUC, otra subcuenta de 7 u 8 dígitos, para controlar que se trata de un “gasto” que procede de las amortizaciones de los valores hechos inicialmente en las cuentas 1705, y pudiendo en este caso usar el mismo Nit con que figuraba el tercero en la cuenta 1705 (todo para mayor control de quienes auditan los balances). Solo que en este caso, con la subcuenta de 7 u 8 dígitos, se sabrá que esa información del costo o gasto allí registrada, no se va a reportar a la DIAN como un pago hecho al tercero, sino como un gasto que proviene de amortizaciones.

Ejemplo

Para mayor claridad, pensemos en la siguiente situación, la empresa “Ejemplo S.A.” en Octubre de 2005 pagó a la empresa “Arriendos SA” con Nit 800.999.000 un valor de $12.000.000 que corresponde a los arriendos anticipados de Octubre de 2005 a Marzo de 2006. En el mismo mes de Octubre de 2005, pagó a la empresa “Inmobiliaria S.A.” con Nit 800.123.234 un valor de $1.000.000 por arriendo de un local usado solo en ese mes de Noviembre de 2005.

En las contabilizaciones de tales pagos, la empresa “Ejemplo S.A.” afectaría las siguientes cuentas:

Cuenta	Tercero/Nit	Db	Cr
170525-Gastos pagados por anticipado arriendos	Arriendos S.A, Nit 800.999.000	$12.000.000
512010-Gasto arriendo construcciones y edificaciones	Inmobiliaria SA, Nit 800.123.234	$1.000.000
111005	Bancos		$13.000.000

En las amortizaciones que se hacen entre octubre de 2005 y diciembre de 2005, por los valores pagados a la empresa “Arriendos SA”, los registros quedarían así :

Cuenta	Nit	Db	Cr
51201001 -Amortizaciones de arriendos prepagados sobre construcciones y edificaciones	“Arriendos S.A”, Nit.800.999.000	$6.000.000
170525-Gastos pagados por anticipado arriendos	“Arriendos S.A”, Nit.800.999.000		$6.000.000

Nótese que la cuenta del gasto afectada (cuenta 51201001) es una subcuenta de 8 dígitos la cual quedaría como subcuenta dentro de la otra cuenta de 6 dígitos “512010-Gasto arriendo de construcciones y edificaciones”. Se crea esa subcuenta especial de 8 dígitos para poder registrar allí, con el mismo Nit del tercero, el valor de las amortizaciones y poder hacer los cruces internos entre lo acreditado en la cuenta 170525 y lo debitado en la cuenta 51201001.

Por ser una subcuenta especialmente creada para los fines de los procesos de amortización, se sabrá que tal valor no es un valor pagado al tercero “Arriendos S.A.” durante el 2005. El valor pagado al tercero “Arriendos S.A.” durante el 2005 es el total de los $12.000.000 llevados en Octubre de 2005 al débito de la cuenta 170525. Así mismo, el otro tercero usado en nuestro ejercicio (Inmobiliaria S.A.), como está registrado solo en la cuenta de 6 dígitos (512010), ese sí es un tercero del que se podrá informar que en el año 2005 se le pagó $1.000.000.

Sobre la cuenta contable

Sobre la cuenta contable

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La cuenta contable el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa.

La cuenta está compuesta de los siguientes elementos:

Código de la cuenta
Nombre de la cuenta
Debito
Crédito

Código de la cuenta: es el conjunto  números que identifica un elemento de laecuación patrimonial o un hecho económico.

En nuestro plan de cuentas el primer digito representa la clase de la cuenta (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costos de venta, costos de producción o cuentas de orden).

El segundo digito representa el grupo de la respectiva clase. Cada clase, para mayor claridad y puntualidad, se divide en varios grupos. Tenemos que en la clase 1 (activo), se tiene el grupo 1 que hace referencia al disponible, el grupo 2 que hace referencia a las inversiones, etc.

Los dígitos 3 y 4 identifican la cuenta como tal, y es el nombre general de un concepto o hecho económico.

Los dígitos 5 y 6, son la subcuenta y especifican más la cuenta, como por ejemplo la cuenta “flota y equipo de transporte” es muy general, por lo que se requiere de la subcuenta  autos, camionetas y camperos, para identificar uno de los muchos tipos posibles de flota y equipo de transporte.

Los dígitos 7 y 8 son los auxiliares y permiten especificar aun más en un determinado concepto.

Una cuenta con 8 dígitos sería 154005. El primer digito nos dice que se trata de un activo, el segundo que se trata de una propiedad plante y equipo, los dos siguientes dígitos nos dice que se trata de una flota y equipo de transporte, y los dos últimos dígitos dicen que específicamente se refiere a autos camionetas y camperos. Si aun queremos se mas específicos, le agregamos dos dígitos mas 15400501, ya que es posible que existan diferentes tipos de autos, como por ejemplo un auto de una u otra marca.

Nombre de la cuenta. Es el nombre que identifica el hecho económico codificado, por ejemplo caja general, bancos, proveedores, clientes, arrendamiento, etc.

Debito. Es el lado izquierdo de la cuenta
Crédito. Es el lado derecho de la cuenta

Otra forma de explicar el tema sería:

Cuenta contable es una representación numérica (código) que identifica y representa un concepto o hecho económico de la empresa, como por ejemplo la compra de una mercancía, la venta de la mercancía, un pago  a un tercero, la consignación de un dineroen el banco, etc.

La estructura de una cuenta es la siguiente:

Clase	El primer dígito.
Grupo	Los dos primeros dígitos.
Cuenta	Los cuatro primeros dígitos.
Subcuenta	Los seis primeros dígitos.

Las clases que identifica el primer dígito son:

Clase 1:	Activo.
Clase 2 :	Pasivo.
Clase 3:	Patrimonio.
Clase 4 :	Ingresos.
Clase 5 :	Gastos.
Clase 6 :	Costos de Ventas.
Clase 7 :	Costos de Producción o de Operación.
Clase 8 :	Cuentas de Orden Deudoras.
Clase 9 :	Cuentas de Orden Acreedoras.

Cada clase a su vez se divide en grupos, y cada grupo se divide en cuenta, y esta en subcuentas:

Clase 1, grupo 1 genera el código 11

Clase 1, grupo 1, cuenta 05 genera el código 1105

Clase 1, grupo 1, cuenta 05 y subcuenta 05 genera el código 110505

La cuenta se compone de los siguientes elementos:

Código, Concepto, Debito, Crédito

Código es el número de dígitos que contiene cada cuenta, ejemplo 110505

Concepto es el nombre de la cuenta, que en este caso sería “Caja General” para el código 110505

Débito es lado debito o lado izquierdo de la cuenta, conocido también como el debe

Crédito es el lado derecho de la cuenta, que se conoce también como el haber

Gráficamente  una cuenta se puede representar de la siguiente forma:

Lo anterior es lo que se conoce como cuenta T, la cual representa los dos lados que tiene toda cuenta, puesto que una cuenta tiene un debito como un crédito, esto debido a que toda cuenta pueda dar (débito) y recibir (debito) [recordar la partida doble]