Decreto antitrámite elimina
la obligación de registrar los libros de contabilidad y actas de junta
directiva
El reciente
decreto ley 0019 del 10 de enero de 2012 modifico varios artículos delCódigo
de Comercio dentro de los cuales se encuentra el artículo 28
donde se enumeran las personas, actos y documentos que se deberán inscribir en
el registro mercantil, señalando en el numeral 7 “Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas,
los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas
de sociedades mercantiles; “
Después de la
modificación realizada por el artículo 175 del mencionado decreto antitrámite,
el numeral 7 quedo así “Los libros de registro de
socios o accionistas, y los de actas
de asamblea y juntas de socios”.
Como se puede
advertir en el nuevo texto de la normatividad comercial, los libros de contabilidad y las actas de las
juntas directivas de las sociedades comerciales no deberán inscribirse en el
registro mercantil, porque el Gobierno Nacional ha considerado que el registro
de esos documentos es innecesario; Por lo tanto, a partir del 10 de enero de 2012
todos los comerciantes no deberán registrarlos en
las cámaras de comercio de su respectiva jurisdicción.
En consecuencia
a lo anterior, en materia tributaria es viable interpretar que para los
comerciantes también fue eliminado el requisito de registro de los libros de contabilidadpara
que la misma constituya prueba, conforme el numeral 1 del artículo 774 delEstatuto Tributario.
Cabe anotar que
para el caso de los obliga
dos a registrar
los libros de contabilidad ante la administración de impuestos (no
comerciantes), deberán continuar cumpliendo con dicha actividad y será
requisito para que su contabilidad sirva de prueba.
De acuerdo a
las otras modificaciones realizadas al Código de Comercio, la tendencia es a
regular los libros de contabilidad y de comercio que podrán ser llevados en
archivos electrónicos, indicando que su registro será conforme a la
reglamentación expedida por el Gobierno Nacional.
Gobierno nacional reglamenta registro de libros electrónicos en la
cámara de comercio
El gobierno nacional ha reglamentado el registro de libros electrónicos de contabilidad y de comercio en la cámara
de comercio mediante decreto 0805 de abril 24 de 2013.
El decreto empieza por definir lo que se debe entender como
un archivo electrónico y un libro electrónico, lo miso que señala las
características que estos deben cumplir “para que se garantice a inalterabilidad, integridad y
seguridad de la información, así como su conservación en forma ordenada” y luego se encarga de señalar las pautas que se deben
seguir para lograr que las cámara de comercio formalicen el registro de dichos
libros.
El decreto señala también las actuaciones que estarán sujetas
a registro y se reitera la validez y la oponibilidad ante terceros de los
libros electrónicos siempre que cumplan con los requisitos que garanticen la
inalterabilidad e integridad de la información y que por supuesto hayan sido
inscritos en el registro
mercantil.
Decreto 805 de
24-04-2013
Ministerio
de Comercio, Industria y Turismo
Decreto 805
24-04-2013
Decreto 805
24-04-2013
“Por el cual
se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de
2012“
El
Presidente de la República de Colombia
En ejercicio
de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en
el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política y el artículo 173 del
Decreto 019 de 2012.
Considerando
Que mediante
el Decreto 019 de 2012 se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.
Que a través
de la Ley 527 del 18 de agosto de 1999, se reconoció en Colombia la validez
jurídica y probatoria de los mensajes de datos.
Que el
artículo 173 del Decreto 019 de 2012 modificó el artículo 56 del Código de
Comercio, autorizando a los comerciantes para llevar los libros de comercio en
archivos electrónicos, siempre que garanticen en forma ordenada, la
inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su
conservación, de conformidad con las normas contables vigentes y aplicables al
diligenciamiento de los libros de contabilidad.
Que así
mismo, el artículo 175 del Decreto 019 de 2012 modificó el numeral 7 del artículo
28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deberán inscribirse en
el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, solamente los libros
de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de
socios, y por lo tanto, los comerciantes no están obligados a inscribir los
libros de contabilidad en el registro mercantil.
Que en
virtud de las disposiciones previstas en el Decreto 2364 del 22 de noviembre de
2012 se reglamentó el uso de la firma electrónica, consagrada en el artículo 7
de la Ley 527 de 1999.
Que de
acuerdo con lo anterior, para los efectos de este decreto se reconoce la
importancia de facilitarles a los comerciantes el uso de las distintas
alternativas de firmas electrónicas disponibles.
Que para
efectos de la adecuada aplicación del artículo 173 del Decreto 019 de 2012, se
hace necesario que el Gobierno Nacional expida la reglamentación
correspondiente en lo relacionado con el registro de los libros electrónicos.
Decreta
Artículo 1.
Archivo Electrónico. Para efectos
del presente decreto, se entiende por archivo electrónico cualquier documento
en forma de mensaje de datos, generado, enviado, recibido, almacenado o
comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares, garantizando las
condiciones y requisitos para su conservación de conformidad con el artículo 12
de la Ley 527 de 1999.
Artículo 2.
Libros de comercio en medios electrónicos. Se entiende por libros de comercio en medios
electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad
con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes
realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del
presente decreto.
El registro
de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara
de comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas
electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto mediante las
instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio. En todo caso, deberán sujetarse a lo dispuesto en este decreto y en
el inciso 2° del artículo 56 del Código de Comercio, de manera que se garantice
la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información, así como su
conservación en forma ordenada.
El
diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada,
serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las
normas que regulan la materia.
Artículo 3.
Inscripción de los libros de comercio en medios electrónicos en las Cámaras de
Comercio. Los libros
de comercio en medios electrónicos, sujetos a dicha formalidad, deberán ser
inscritos en la cámara de comercio correspondiente al domicilio de cada
comerciante y para ello, las cámaras de comercio a través de sus servicios
registrales virtuales, habilitarán las plataformas electrónicas o sistemas de
información autorizados, de conformidad con los parámetros señalados en el
presente decreto.
Artículo 4.
Registro de libros de comercio en medios electrónicos. Los libros de registro de socios o accionistas y
los de actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el
registro mercantil, podrán llevarse por medio de archivos electrónicos y para
su inscripción en el registro mercantil, deberán cumplir con los siguientes
requisitos:
1. Inclusión de un mecanismo de
firma digital o electrónica, a elección del comerciante, en el archivo
electrónico enviado para registro en los términos de la Ley 527 de 1999;
2. Inclusión de un mecanismo de
firma digital o electrónica por parte de la Cámara de Comercio correspondiente.
La cámara de comercio devolverá al solicitante el archivo electrónico a la
dirección electrónica que esté registrada. Para ello, deberá firmarlo y dejar
constancia electrónica de la fecha y la hora en que fue enviado o remitido el
archivo, por cualquier medio tecnológico disponible.
3. Constancia electrónica expedida
por la cámara de comercio correspondiente, de la siguiente información:
- Cámara de comercio
receptora; – Fecha de presentación del libro para registro; – Fecha
de inscripción; – Número de Inscripción; – Identificación del
comerciante o persona obligada a registrar; – Nombre del libro, y;
- Uso al que se destina.
4. Al registrar un libro electrónico
las páginas del libro físico que le antecedió, que no hubieran sido empleadas,
deberán ser anuladas. Para efectos de lo anterior, deberá presentarse el libro,
o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de
un contador público, de conformidad con el procedimiento establecido en el
artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
Artículo 5.
Actuaciones sujetas a registro. Cuando se trate de actas de junta de socios o de
asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones
sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera
electrónica, el comerciante deberá solicitar el registro individual de las
mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio. En todo caso, el comerciante
podrá elegir entre el registro en medios electrónicos o en medios físicos. En
el evento en que este decida utilizar los medios electrónicos, deberá firmar
digital o electrónicamente, a elección del comerciante, la respectiva solicitud
de inscripción y el extracto o copia del acta correspondiente. Para los casos
en que se elija la firma electrónica, se hará de conformidad con lo dispuesto
en el Decreto 2364 de 2012.
Para los
casos en que el comerciante decida hacer uso de la firma digital, deberá
hacerlo mediante el uso de un certificado digital emitido por una entidad de
certificación digital autorizada o acreditada en Colombia, quien garantizará la
autenticidad, integridad y no repudio del documento.
Para tal
efecto, la cámara de comercio competente procederá a registrar electrónicamente
las decisiones y/o actuaciones sujetas a registro contenidas en tales actas,
previa verificación de los requisitos de ley para su inscripción. Asimismo,
notificará al comerciante a través de los mecanismos técnicos que permitan
garantizar la fecha y hora en que fue enviado, remitido o se encuentre
disponible las actualizaciones registradas para que el comerciante proceda a su
verificación.
Parágrafo.
La Superintendencia de Industria y Comercio fijará el procedimiento y la forma
de aplicación de lo dispuesto en este artículo.
Artículo 6.
Orden consecutivo de los registros desarrollados en los libros de comercio
inscritos. Para
garantizar el orden en el desarrollo de los registros de los libros de comercio
en medios electrónicos, se tendrá en cuenta el criterio cronológico en su
asentamiento, para lo cual las plataformas o sistemas electrónicos deberán
incorporar un mecanismo de estampado cronológico, cuya fuente sea la hora legal
colombiana.
Artículo 7.
Seguridad e inalterabilidad de la información. Para efectos del presente decreto, las cámaras
de comercio deben garantizar que la información contenida en el registro de
libros electrónicos sea completa e inalterada de manera que su conservación
cumpla con las siguientes condiciones, además de aquellas señaladas en el
artículo 12 de la Ley 527 de 1999:
1. Que la información que contenga
sea accesible para su posterior consulta;
2. Que se garantice su integridad,
confidencialidad, autenticidad y conservación, mediante la inclusión del
contenido del libro a registrar, en un sistema de conservación de mensajes de
datos. Para este efecto, la cámara de comercio correspondiente deberá disponer
de las aplicaciones, servicios y medios tecnológicos que permitan el cumplimiento
de este numeral;
3. Que la cámara de comercio
garantice los mecanismos que impidan el registro de forma simultánea de un
mismo libro, en medios. electrónicos o copia física. En cualquier caso, será
responsabilidad del comerciante o de la persona obligada, escoger e informar a
la cámara de comercio respectiva, si utilizará el mecanismo físico o
electrónico para realizar el registro;
4. Que se verifique la autenticidad
del libro objeto de registro, en medios electrónicos, de conformidad con los
procedimientos de verificación de firmas digitales o electrónicas, según sea el
caso;
Artículo 8.
Sobre la inalterabilidad, integridad y seguridad de los libros inscritos. Las plataformas o sistemas electrónicos deberán
incorporar un mecanismo de ‘firma electrónica o digital, a afectos de
garantizar la autenticidad, integridad e inalterabilidad de los diferentes
registros efectuados por parte de quien diligencia los libros de comercio
electrónicos.
Los libros
de comercio electrónico inscritos, deberán contar en sus registros con un
mecanismo de firma digital o electrónica de las personas que intervengan en su
diligenciamiento. Es responsabilidad de cada comerciante la provisión de las
firmas y estampas cronológicas necesarias.
Las
plataformas o sistemas electrónicos, deberán garantizar el cifrado de los datos
que en estos se incorporan, a efectos de lograr la confidencialidad de la
información, que podrá ser consultada única y exclusivamente por el comerciante
y/o por las autoridades judiciales y administrativas que requieran dicha
información para el cumplimiento de sus funciones.
Artículo 9.
Servicios de archivo y conservaci6n de libros electrónicos. Las cámaras de comercio podrán ofrecer
aplicaciones y servicios basados en plataformas electrónicas o sistemas de
información, que permitan al comerciante crear libros electrónicos, registrar
sus anotaciones, solicitar y registrar enmendaduras, siempre que garanticen los
requisitos previstos en el artículo segundo del presente decreto.
Para estos
efectos se deberá dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el presente
decreto.
Parágrafo
Primero. Las condiciones para la prestación del servicio y su verificación
serán establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo
Segundo. Las Cámaras de Comercio que ofrezcan este servicio deberán garantizar
su disponibilidad y facilitar el acceso a sus contenidos a las personas
debidamente autorizadas conforme a la ley o a la orden de autoridad competente.
Artículo 10.
Oponibilidad. Los libros
electrónicos de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de 2012, son
oponibles frente a terceros siempre que se inscriban en el registro mercantil,
de conformidad con el procedimiento descrito en el presente decreto.
Artículo 11.
Conservación de libros electrónicos. El comerciante que opte por el registro de
libros en medios electrónicos, de que trata el artículo 173 del Decreto 019 de
2012, deberá garantizar, en todo caso, la conservación de los mismos, durante
los términos previstos legalmente para ello.
Artículo 12.
Validez probatoria de los registros de libros en medios electrónicos. Los libros registrados en medios electrónicos,
en virtud del presente decreto, serán admisibles como medios de prueba y, para
su valoración, se seguirán las reglas de la sana crítica y demás criterios
reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas, de conformidad con
los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999.
Publíquese y
Cúmplase,
Dado en
Bogotá D.C. a los 24-04-2013.
El Ministro
de Comercio, Industria y Turismo
SERGIO DÍAZ-GRANADOS GUIDA
SERGIO DÍAZ-GRANADOS GUIDA
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